Diversity Assessment Tool App: Preliminary Results from More Than 200 Small, Medium and Large Enterprises

Equity, diversity and inclusion (EDI) aren’t just ethical imperatives. They are also strategic assets that drive innovation, enhance employee satisfaction, improve business outcomes and mitigate risks. Despite the well-documented benefits of EDI, many small and medium-sized enterprises (SMEs) in Canada struggle to implement effective and meaningful EDI strategies. With SMEs making up 99.7% of Canada’s 1.22 million employer businesses, they play a crucial role in Canada’s economic growth and employment. However, challenges in hiring, retention and professional development can hinder their growth. The Diversity Institute’s Diversity Assessment Tool application (DAT App) offers a practical solution to help SMEs assess and improve their EDI practices, policies and strategies to foster an inclusive workplace.

Initially developed to address barriers and support gender diversity in the information, communications and technology sector, the DAT App was refined using extensive research to include other sectors, like finance, policing, non-profits, education and health care. In its early days, the cost was high. This led to the development of a scalable approach and, in 2022, the launch of the free DAT App. This made the tool accessible to smaller organizations. New versions of the DAT App and a best practices database were developed with the support of the Future Skills Centre; Innovation, Science and Economic Development Canada; and, for a French version, the University of Montreal. The app’s six categories—governance, leadership and strategy; human resources processes; values and culture; measurement and tracking of EDI; diversity across the value chain; and outreach and expanding the pool—guide organizations in evaluating their EDI practices. Upon completing a survey, users receive a report with tailored recommendations, including performance benchmarks and practical examples to improve their EDI strategies.

This report analyzes data from 209 organizations that used the DAT App between November 2023 and August 2024, primarily SMEs from diverse sectors. Organizations provided information on their size, sector, industry and EDI practices across the six dimensions of the DAT App, with the aim of understanding the tool’s usability and impact, and informing future improvements.

The report’s findings shed light on the EDI practices of Canadian organizations, highlighting progress and areas for growth.

• Governance, leadership and strategy: Nearly one-half of the organizations (48.3%) lack strategies to recruit diverse senior management, with over one-half of SMEs (54.4%) having no strategy for diversifying their leadership teams. While 51.2% of organizations integrate some EDI goals into their objectives, 26.3% do not set any such goals, showing room for improvement.
• Human resources processes: Many organizations lack formal strategies to attract equity-deserving candidates, with 29.2% reporting no recruitment strategies. Only a small number (5.7%) regularly use comprehensive recruitment processes. Formal mentorship and coaching are also scarce, with 71.3% of organizations needing these support structures.
• Values and culture: Cultural inclusivity is seen in the widespread adoption of flexible work arrangements, with 83.7% of organizations offering flexible options. Additionally, 70% set clear expectations around workload to support employee well-being.
• Measurement and tracking of EDI: Accountability through EDI targets remains challenging, with 38.8% of organizations lacking explicit EDI goals or key performance indicators. Tracking progress and setting measurable goals is crucial for transparency and accountability.
• Diversity across the value chain: EDI integration across the value chain is inconsistent. While 27.8% of organizations consider diverse user experiences in product design, another 27.3% do not include diversity considerations in their product development, indicating a need for more inclusive approaches.
• Outreach and expanding the pool: External partnerships with diverse suppliers and participation in diversity-focused projects are limited. Over two-thirds (67.5%) of organizations are unaware of diverse supplier councils, and only 6.7% use them.

The DAT App is a valuable resource for SMEs striving to assess and improve their EDI practices. The Diversity Institute continues to refine the tool, with plans to optimize the user experience, enhance technological features and develop more industry-specific best practice kits. By continuing to evolve, the DAT App empowers Canadian SMEs to create more inclusive workplaces, enhancing competitiveness and contributing to Canada’s economic growth.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ne sont pas seulement des impératifs éthiques. Ce sont également des atouts stratégiques qui favorisent l’innovation, augmentent la satisfaction du personnel, améliorent les résultats de l’entreprise et atténuent les risques éventuels. Nombreuses sont les petites et moyennes entreprises (PME) au Canada qui trouvent difficile de mettre en œuvre des stratégies d’EDI efficaces et significatives alors que les avantages de l’EDI sont bien documentés. Les PME, qui représentent 99,7 % des 1,22 million d’entreprises canadiennes, jouent un rôle crucial dans la croissance économique et le marché de l’emploi au Canada. Toutefois, les défis liés au recrutement, à la fidélisation et au perfectionnement du personnel peuvent entraver la croissance de celles-ci. L’Outil de diagnostic de la diversité du Diversity Institute (l’application ODD) offre une solution pratique pour aider les PME à évaluer et à améliorer leurs pratiques, politiques et stratégies d’EDI en vue de contribuer à la création de lieux de travail inclusifs.

Initialement conçue pour surmonter les obstacles et favoriser la diversité des genres dans les secteurs de l’information, des communications et des technologies, l’application ODD a été améliorée grâce à des recherches approfondies afin d’inclure d’autres secteurs, notamment les services financiers, les services de police, les organisations à but non lucratif, les services éducatifs et les soins de santé. Le coût d’utilisation de cet outil était élevé au départ, toutefois, une approche évolutive a été mise au point et l’application gratuite de l’ODD a été lancée en 2022 devenant ainsi accessible aux petites organisations. De nouvelles versions de l’application ODD et une base de données des pratiques exemplaires ont été développées avec le soutien du Centre des Compétences futures, d’Innovation, Science et Développement économique Canada et, pour la version française, de l’Université de Montréal. Les six catégories de l’application : gouvernance, leadership et stratégie; processus en matière de ressources humaines; valeurs et culture; mesure et suivi de l’EDI; diversité à travers la chaîne de valeur ainsi que sensibilisation et élargissement du bassin, guident les organisations dans l’évaluation de leurs pratiques en matière d’EDI. Une fois que les utilisateurs répondent à l’enquête, un rapport contenant des recommandations personnalisées est produit et comprend des repères de rendement et des exemples pratiques permettant aux organisations d’améliorer leurs stratégies d’EDI.

Ce rapport analyse les données de 209 organisations qui ont utilisé l’application ODD entre novembre 2023 et août 2024, principalement des PME provenant de divers secteurs. Les organisations ont fourni des informations sur leur taille, leur secteur, leur industrie et leurs pratiques EDI à travers les six dimensions de l’application ODD, dans le but de comprendre la facilité d’utilisation et l’impact de l’Outil, et d’éclairer les améliorations futures.

Les conclusions du rapport mettent en lumière les pratiques d’EDI des organisations canadiennes, en soulignant les progrès accomplis et les domaines à améliorer.

• Gouvernance, leadership et stratégie : Près de la moitié des organisations (48,3 %) n’ont pas de stratégie pour recruter des cadres supérieurs diversifiés, et plus de la moitié des PME (54,4 %) n’ont pas de stratégie pour diversifier leurs équipes dirigeantes. La moitié des organisations (51,2 %) intègrent certains objectifs d’EDI dans leurs plans d’action, alors que 26,3 % ne fixent aucun objectif de ce type, démontrant ainsi qu’il existe une marge d’amélioration.
• Processus en matière de ressources humaines : De nombreuses organisations ne disposent pas de stratégies formelles pour attirer des candidatures de personnes visées par des mesures d’équité, 29,2 % d’entre elles déclarant n’avoir aucune stratégie de recrutement à cet égard. Seul un petit nombre d’entre elles (5,7 %) utilisent régulièrement des processus de recrutement exhaustifs. De plus, 71,3 % des organisations ne disposent pas de structures de soutien en mentorat et en accompagnement professionnel formels, alors qu’elles en ont besoin.
• Valeurs et culture : Avec 83,7 % des organisations offrant des options de travail flexibles, l’adoption généralisée de ces modalités témoigne de la culture inclusive. En outre, 70 % d’entre elles définissent des attentes claires relatives à la charge de travail afin de favoriser le bien-être du personnel.
• Mesure et suivi de l’EDI : La responsabilisation par le biais d’objectifs d’EDI reste difficile à assumer puisque 38,8 % des organisations n’ont pas d’objectifs explicites en matière d’EDI et ne disposent pas d’indicateurs clés de performance. Le suivi des progrès et la définition d’objectifs mesurables sont cruciaux pour la transparence et la responsabilisation.
• Diversité à travers la chaîne de valeur : L’intégration de l’EDI dans l’ensemble de la chaîne de valeur n’est pas systématique. Si 27,8 % des organisations tiennent compte de la diversité des expériences des utilisateurs dans la conception des produits, 27,3 % n’incluent pas de considérations relatives à la diversité dans le développement de leurs produits, indiquant la nécessité d’adopter des approches plus inclusives.
• Sensibilisation et élargissement du bassin : Les partenariats externes avec des fournisseurs issus de la diversité et la participation à des projets axés sur la diversité sont limités. Plus des deux tiers (67,5 %) des organisations ne se sont pas au courant de l’existence de conseils de fournisseurs issus de la diversité, et seulement 6,7 % y ont recours.

L’application ODD est une ressource précieuse pour les PME qui s’emploient à évaluer et améliorer leurs pratiques en EDI. Le Diversity Institute continue de perfectionner l’Outil et prévoit d’optimiser l’expérience d’utilisateur, d’améliorer les caractéristiques technologiques et de développer des trousses de pratiques exemplaires plus adaptées aux différentes industries. Grâce à son évolution continue, l’application ODD permet aux PME canadiennes de créer des lieux de travail plus inclusifs, d’améliorer leur compétitivité et de contribuer à la croissance économique du Canada.